fous Quality© (foqus) . Software para Sistemas de Gestión de la Calidad

Fous Quality (foqus) es un Software que  permite llevar el control de documentos, competencias y capacitación del personal para un sistema de gestión de la calidad ISO 9000, adicionalmente permite cumplir con los requisitos para el control de documentos de otras normas como son: ISO14000, QS9000, TS16949, HACCP, AIB o un control de documentos internos de la organización (Manuales, Procesos administrativos, Fichas técnicas, etc.).

Funciones principales del sistema:

1.        Aprobación y Consulta electrónica de documentos.

2.        Proceso de distribución sencillo que permite entregar copias controladas en papel o electrónicamente al personal.

3.        Mantener actualizadas la copias distribuidas (papel y/o electrónico) al realizar cambios en los documentos.

4.        Control del retiro de copias distribuidas (papel y/o electrónico) cuando el documento ya no se utilizará, asegurando que el personal no utilizará documentos obsoletos.

5.        Control de documentos externos, aplicando el mismo proceso de control de documentos, manteniendo en todo momento identificado el documento externo.

6.        Descentralización de la administración de los documentos, permitiendo que cada departamento de la organización administre sus documentos.

7.        Seguridad para que los documentos no se puedan imprimir ni guardar por el personal al consultarlos electrónicamente.

8.        Detectar las competencias y necesidades de capacitación y/o entrenamiento que requiere una persona de acuerdo a las funciones que desempeña.

9.        Administración de la capacitación que requiere el personal:

a.        Identificar que capacitación requiere.

b.       Programar cursos para impartir la capacitación.

c.        Actualizar la capacitación que toma el personal.

10.     Control de las competencias que requiere una persona de acuerdo a las actividades que desempeña en la organización.

Beneficios que obtienen las organizaciones al implantar fous:

1.   Reducción de más del 40% del tamaño del documento, al eliminar la Lista de Distribución, Control de Cambios y Referenciasde los Documentos.

2.    Ahorro de más del 30% del tiempo requerido al realizar Distribuciones, Cambios y Retiros de Documentos en su Sistema de Gestión de la Calidad.

3.     Eliminar el costo del papel, copias, toner, etc. al utilizar la opción de Consulta Electrónica de Documentos.

4.    Seguridad de que los documentos se encuentran actualizados y disponibles donde se requieren.

5.   Facilidad para administrar otros documentos, como Fichas Técnicas, Manuales de Organización, etc. totalmente independiente de los documentos del sistema de gestión de la calidad.

6.      Reducción de más del 30% del tiempo requerido para la detección de necesidades de Capacitación y/o Entrenamiento del Personal de la organización.

7.  Seguridad de que el personal cumple con los requisitos de Competencia requeridos por la Norma ISO 9001:2000 y esta capacitado y/o entrenado en lo que requiere para desempeñar sus funciones.

8.  Identificación de problemas automáticamente por medio de las auto auditorias con que cuenta el sistema, que nos permite conocer los problemas que existen en el sistema de gestión de la calidad.

Curriculum de fous Quality

Con más de 7 años en el mercado, una base instalada de más de 70 organizaciones de servicio y manufactura, en diversos sectores como los son: Educación, Calzado, Curtiduría, Suelas, Química, Plásticos, Alimentos, Hotelería, Gobierno, Transporte, entre otros y más de 35 organizaciones que ya se encuentran certificadas en la Norma ISO 9000, FOUS QUALITY ha demostrado ser una herramienta eficaz para el control de los documentos, competencias y capacitación del personal, siendo algunas de las características mas significativas:

1.   En las auditorias de certificación no se encuentra ningún problema con los documentos del sistema de gestión de la calidad, disminuyendo una de las no conformidades más comunes que tienen las organizaciones al momento de las auditorias (Internas o Externas).

2.   Incrementa la eficacia de la organización al distribuir solo los documentos que requiere el personal, diminuyendo los costos de distribución de documentos y facilitando al personal el acceso a la información.

3.      Mantiene capacitado al personal en lo que requiere para realizar sus actividades, logrando con esto incrementar la productividad.

4.      Requerimientos mínimos de Hardware y Software, siendo la mejor opción en relación al costo/beneficio.

5.      Software totalmente intuitivo, amigable y sencillo,  las organizaciones solo necesitan de 8 hrs. de capacitación para dejar implantado el sistema y obtener resultados en la organización.

Por lo anterior Fous Quality, es una herramienta que le ayuda a incrementar la productividad y eficacia en su sistema de gestión de la calidad.

Control de Documentos

El sistema  fous permite llevar el control de los documentos en papel, electrónicamente o en ambos (papel y electrónico), conocer en cada momento el estado actual que tiene un documento (lista maestra de documentos) y mantener actualizados los documentos distribuidos del sistema.

Principales actividades para el control de documentos:

• Distribución. Se entregan copias controladas de los documentos

• Avance de nivel de Revisión. Al hacer cambios a los documentos se controla el cambio de las copias distribuidas

• Devolución. Cuando alguien no requiere un documento lo puede devolver
• Retiro. Cuando un documento no se requiere mas en el sistema, se retira, indicando quien tiene una copia controlada para retirársela
• Vigencias. Si un documento pasa un periodo establecido sin hacerle cambios, el sistema  lo reporta como vigencia vencida
• Sugerencias. Se registran las sugerencias que los usuarios hacen a los documentos para que se incorporen en un cambio del documento

Consulta  electrónica de Documentos.

Permite consultar los documentos del sistema de gestión de la calidad (manual de calidad, procedimientos, instructivos, registros, etc.) asegurando que el personal no podrá imprimir ni copiar los documentos, además de mantenerlos en todo momento actualizados. Adicionalmente podrá imprimir los registros de calidad si fueron elaborados en Word o Excel. Cuando esté, consultando un documento podrá realizar las siguientes funciones:

• Norma: Permite mostrar el elemento de la norma con que se relaciona el documento y consultar el texto de la norma asociado a ese elemento o el texto completo de la norma.
• Revisiones: Se podrán ver las revisiones que ha tenido el documento junto con el motivo y justificación de la revisión. 
• Sugerencias: Se podrán realizar comentarios al documento que se esta consultando para que sean considerados al momento de realizar un cambio al documento.
• Referencias: Puede consultar documentos que se encuentren relacionados con el documento que se esta consultando actualmente. 
• Guardar: Si el administrador del sistema le da permisos, podrá utilizar opción guardar para almacenar la información que contenga su documento (Registro) para imprimirla o recuperarla posteriormente. 
• Imprimir: Si el administrador del sistema le da permiso de imprimir el documento que esta consultando este podrá mandarse a la impresora para obtener una copia impresa. (La opción de Guardar e Imprimir se utiliza principalmente para los registros del sistema).

Aprobación Electrónica de los Documentos.

Podrá realizar la aprobación electrónica de los documentos del sistema de gestión de la calidad asignando las personas que deben firmar el documento para su aprobación de acuerdo a una secuencia definida, si alguien no esta de acuerdo podrá rechazar el documento y se deberán hacer los cambios correspondientes y posteriormente comenzar con el proceso de aprobación hasta que todos firmen que están de acuerdo.

Control de Competencia y Capacitación

El sistema fous permite definir la Competencia que requiere el personal y las Necesidades de Capacitación y/o Entrenamiento que requiere el personal para las funciones que desempeña en el sistema de gestión de la calidad, administrando que cada persona cumpla con los requisitos que se establecieron.

Principales actividades para el control de la capacitación:

• Educación Obligatoria: Define las necesidades de capacitación y/o entrenamiento para el personal por puesto, departamento, etc

• Programación de Educación: Programación de los cursos que se impartirán definiendo el contenido y personal que debe asistir al curso
• Control de Educación: Actualización de los cursos impartidos, generando información histórica de la capacitación que ha recibido el personal
• Estado de la Educación: Muestra de manera gráfica cual es el estado que tiene la educación para una persona, un puesto, un departamento, etc
• Documentación requerida. Define los requerimientos de documentación que debe entregar una persona al asignarse a un puesto y controla si los documentos ya se entregaron.
• Competencia del personal. Define los requerimientos mínimos que tiene que cumplir una persona para que pueda desempeñar una función dentro del sistema.

Auto auditorias.